Report Azienda: cos’è e perché aiuta le aziende a crescere

Focalizziamoci su di uno strumento indispensabile per le aziende, il Report Azienda o Report Aziendale: cos’è, quali sono i dati che è necessario ricavare, quali sono i vantaggi per l’azienda, che tipologie di report aziendali abbiamo, come rendere efficiente un report. Tutte domande a cui cercheremo di dare una risposta sintetica, ma esauriente.

Le aziende hanno bisogno di continui stimoli periodici per riuscire a crescere e progredire sia nella produzione che negli utili. In tale contesto diventa importante l’uso del “Report Azienda“, in quanto trattasi di uno strumento attraverso cui inquadrare la situazione generale, la produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi aziendale. Grazie al report aziendale si riesce a fare tesoro del passato per rendere più progressivo il presente e raccogliere i frutti in futuro.

Andiamo quindi a vedere nel dettaglio cos’è un report aziendale, quali sono i suoi vantaggi e perché aiuta le aziende a crescere.

Cos’è il Report Azienda, la definizione

Definizione Report Aziendale: A volerlo definire in poche parole il report aziendale è uno dei migliori mezzi di controllo di gestione dell’azienda. Attraverso il suo utilizzo  si analizza l’andamento dell’impresa allo scopo di avere contezza della situazione, potendolo migliorare su diversi fronti.

Più semplicemente: il Report Aziendale è una tabella al cui interno si raccolgono dati e informazioni sull’attività in essere, e dove vengono evidenziate quelli più rilevanti per l’imprenditore, in modo tale da monitorare l’attività a 360 gradi e porre correzioni in corso d’opera per aumentare la produttività e l’efficienza e di conseguenza aumentare guadagni, fatturato ed utili.

L’azienda utilizza come strumenti organizzativi vari strumenti per perseguire i propri obiettivi. Si pensi ai software gestionali SAP che si impiegano per coordinare tra loro i comparti aziendali e rendere più agevole la produzione. Insieme al report, questo valido strumento riesce a monitorare tutto quello che all’imprenditore preme sapere per crescere.

Quali sono i dati del Report Aziendale?

Ma quali sono i dati che vengono raccolti nel report aziendale? Innanzitutto ci sono le statistiche di vendita, le informazioni di magazzino e di produzione. Vengono poi inserite tutte le informazioni comunicative, come canali digitali o social, ma anche le varie analisi di Bilancio e scostamenti, budget e Business Plan.

A seconda del settore di riferimento poi, il report risponde a delle domande, concernenti i piani annuali di produzione, le tendenze del momento, il tipo di organizzazione dell’azienda, le possibili falle e così via.

Se i dati raccolti in tabella dopo averli elaborati, anche mediante software specifici, riescono a risolvere i vari problemi che si presentano, vuol dire che il report aziendale risponde alle aspettative dell’imprenditore.

Perché le aziende migliorano con un Report Azienda?

Il report aziendale permette all’imprenditore di avvantaggiare la propria attività produttiva e organizzativa senza se e senza ma. Fornisce tutte quelle informazione volte a cambiare rotta qualora il caso lo chiedesse, sia in termini economici che finanziari o puramente produttivi.

Un buon report aziendale consente di decidere in maniera rapida ed efficiente come comportarsi in un determinata situazione di stallo per migliorare l’attività produttiva. Un passo dovuto, atteso che nel business di oggi, essere in possesso di informazioni aggiornate, e soprattutto affidabili, equivale a soluzioni aziendali migliori e più efficienti.

Al contempo questi dati aiutano l’imprenditore a stabilire se l’azienda gode di ottima salute o se invece ha qualche punto debole che rischia di compromettere la produttività in futuro nel breve e/o lungo termine.

Infine, non bisogna non considerare che il report aziendale aiuta anche a stabilire se esiste un comparto più o meno performante, e dunque da cosa proviene il malfunzionamento.

Vari tipi di Report Aziendali

Sulla base di quelle che possono essere le esigenze specifiche di ogni azienda, esistono ben due tipologie di report aziendali:

• direzionali, che sono quelli dedicati alla direzione dell’azienda. Il loro scopo è il controllo del budget economico;
• operativi, rivolti ai responsabili dell’azienda. Il loro scopo è l’analisi dei dati numerici necessari per l’analisi degli scostamenti tra quanto prefissato e quanto raggiunto.

Se i primi arrivano direttamente ai piani alti dell’azienda, i secondi vengono analizzati dai responsabili delle varie attività settoriali.

In questo modo si gestisce molto più facilmente tutto l’assetto imprenditoriale. Ne consegue che il report aziendale direzionale deve essere chiaro e conciso, progressivo per dare contezza all’imprenditore di come la sua attività sia gestita. Di contro il report aziendale operativo è più prolisso perché più dettagliato e si rivolge a centri di responsabilità che possono garantire un controllo più preciso sui processi produttivi svolti dai vari settori aziendali.

Come rendere efficiente un Report Azienda

Un’azienda,  in quanto tale, per ogni azione svolta al suo interno, genera dei dati, dei numeri e delle statistiche. Sono questo lo scheletro dei report aziendali, e vanno trattati con estrema attenzione onde evitare elaborazioni scorrette.

Dal momento che il primo fine del report è  quello di offrire una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi, quando si redige un simile documento si dovrebbero evitare sovraccarichi di informazioni non pertinenti allo scopo.

Chi muove i fili dell’azienda deve potersi interfacciare con dati intuitivi, concisi in cui saltano subito all’occhio quelli davvero necessari per incanalare l’attività verso la direzione giusta.

Ricorda che a livello strutturale, un report aziendale deve avere un titolo, il cui scopo è di riassumere già il contenuto della tabella. Serve a dare cioè contezza a chi legge di quali saranno i dati analizzati. In secondo luogo non devono mancare i numeri, anche se si consiglia di evitare decimali: meglio arrotondare per dare un’idea più semplice a chi deve interpretarli. Terzo e ultimo consiglio sullo schema e la struttura, meglio basare il report sulla suddivisione di righe e colonne: a sinistra dello schema, nella prima colonna, inseriamo la descrizione, a destra invece i numeri.

Evita di stampare tutti numeri, ma di contro fai in modo che siano  leggibili solo quelli che possano davvero accendere la lampadina vincente all’imprenditore. Per cui meglio fare report aziendali dettagliati e distinti per settori e progetti dell’impresa.

Pareri conclusivi

Come abbiamo avuto modo di vedere un report aziendale si basa su numeri. Cifre che, per quanto odiate o difficili da imbastire, sono comunque essenziali per fare la differenza nel successo o l’insuccesso di un business.

Solo assumendo piena contezza di queste informazioni, si possono assumere delle posizioni strategiche per il bene della tua impresa. I mercati oggi tendono ad essere sempre più complessi, aumenta la competitività e le aziende devono fare qualunque cosa in proprio potere per ritagliarsi un posto speciale nel settore di riferimento.

È per questo che usare questi strumenti strategici, come il report aziendale o come il già accennato software gestionale SAP vuole dire essere molto più attenti, molto più meticolosi ed essere in grado di proiettarsi in futuro, per crescere e progredire. Apriamo una parentesi con i software SAP, software gestionali a 360 gradi progettati per tutte le esigenze delle piccole e medie imprese. Oltre a realizzare analisi e report un SAP è in grado di monitorare e curare la gestione finanziaria, la vendita e gestione dei clienti, gli acquisti e controllo del magazzino, la pianificazione della produzione e di realizzare quindi un “business smart” e più efficiente. Pertanto è importanto non solo dotarsi in azienda di un software gestionale SAP, ma anche istruire personale con adeguata formazione nell’utilizzo completo di tutte le sue funzioni (se ti interessa seguire un corso Sap online ti segnaliamo un link utile).

Infine, se sei un imprenditore,  ricorda di non prendere le decisioni a cuor leggero o di pancia. Basa sempre le tue scelte su dati certi dell’azienda per identificare la strategie più giusta per far volare il tuo business.